Najważniejsze kwestie dotyczące działań pracodawców w związku ze zwalczaniem koronawirusa

Najważniejsze kwestie dotyczące działań pracodawców w związku ze zwalczaniem koronawirusa

Mając na uwadze dynamicznie zmieniającą się sytuację związaną z koronawirusem SARS-Cov-2,  zespół ekspertów Kancelarii AXELO – firmy członkowskiej Polsko-Ukraińskiej Izby Gospodarczej – stale monitoruje i analizuje nowe oraz obowiązujące akty prawne w celu zapewnienia przedsiębiorcom możliwie najszybszej i trafnej pomocy w atypowych warunkach prowadzenia działalności. Poniżej proponujemy Państwu zapoznać się z najważniejszymi kwestiami dotyczącymi działań pracodawców w związku ze zwalczaniem koronawirusa.

Co powinien zrobić pracodawca, jeśli podejrzewa, że pracownik jest zakażony koronawirusem?

Zgodnie z obowiązującym prawem i zaleceniami Państwowej Służby Pracy, w celu uniknięcia rozpowszechnienia się choroby koronawirusowej, ochrony życia i zdrowia oraz zapewnienia bezpieczeństwa pracowników i osób trzecich w przypadku zaobserwowania u pracownika pierwszych objawów chorobowych pracodawcom zaleca się natychmiast skierować pracownika na badanie lekarskie w celu ustalenia rozpoznania.

W związku z tym nieobecność pracownika w pracy z powodu czasowej utraty zdolności do pracy w wyniku choroby potwierdzonej odpowiednimi dokumentami nie może stanowić podstawy do zwolnienia lub zawieszenia pracownika w czynnościach służbowych. Jednocześnie przedstawienie przez pracownika sporządzonego w należyty sposób zwolnienia lekarskiego stanowi podstawę do obliczenia i wypłaty zasiłku chorobowego zgodnie z obowiązującym prawem.

Organizacja pracy w trybie zdalnym (w miejscu zamieszkania)

Przedsiębiorstwom, w których warunki pracy przewidują możliwość pracy zdalnej, zalecamy organizację pracy zdalnej. Obowiązujący kodeks pracy Ukrainy nie przewiduje takiej formy organizacji pracy. Wszelkie kwestie związane z pracą zdalną są obecnie regulowane przez Regulamin warunków pracy chałupników zatwierdzony Uchwałą Państwowej Służby Pracy ZSRR i Sekretariatu Wszechzwiązkowej Centralnej Rady Związków Zawodowych z dnia 29.09.1981 r. nr275/17-99.

Sugerujemy następujący algorytm działań w ramach organizacji pracy zdalnej przy dotrzymaniu przepisów prawa.

  1. Zaproponować pracownikowi organizacji pracy w trybie zdalnym. W przypadku uzyskania zgody pracownik powinien podpisać odpowiednie podanie.
  2. Uzgodnić z pracownikiem osobliwości wykonywania pracy w trybie zdalnym, w tym okres, na który wprowadza się ten tryb organizacji pracy.
  3. Wydać rozporządzenie w sprawie wykonywania przez pracownika (lub pracowników) pracy w trybie zdalnym.

Urlopy w warunkach kwarantanny: rodzaje i warunki udzielania

Zgodnie z artykułem 26 Ustawy Ukrainy o urlopach urlop bezpłatny udziela się z powodów osobistych lub innych na okres ustalony w umowie pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, lecz nie więcej niż 15 dni kalendarzowych w ciągu roku.

W dniu 17 marca 2020 roku Rada Najwyższa Ukrainy uchwaliła Ustawę o wprowadzeniu zmian do niektórych aktów ustawodawczych w celu zapobiegania wystąpieniu i rozprzestrzenieniu się choroby koronawirusowej (Covid-19). Na dzień 18 marca 2020 roku Ustawa została podpisana przez Prezydenta. Oczekujemy, że zostanie ogłoszona w najbliższym czasie.

Po wejściu w życie tej Ustawy zostaną wprowadzone zmiany do kodeksu pracy Ukrainy oraz Ustawy o urlopach przewidujące, że w okresie kwarantanny wprowadzonej przez Gabinet Ministrów Ukrainy czas trwania urlopu bezpłatnego nie będzie wliczany do czasu ogólnego (15 dni).

Pracownikom można też udzielić corocznego urlopu podstawowego i dodatkowego. Urlopu corocznego udziela się na podstawie wniosku pracownika oraz rozporządzenia w sprawie udzielenia urlopu płatnego. To rozwiązanie jest dobre dla pracodawców, którzy są winni pracownikom dni urlopu.

Należy przy tym zaznaczyć, że jest to możliwe wyłącznie pod warunkiem dobrowolnej zgody pracownika.

W warunkach kwarantanny jest szereg pracowników, którym pracodawca powinien udzielić urlopu w przypadku złożenia odpowiedniego wniosku. Zgodnie z ust.3-1 artykułu 25 ustawy o urlopach urlopu bezpłatnego na wniosek pracownika obowiązkowo udziela się matce, ojcu, babci, dziadkowi lub innym krewnym faktycznie opiekującym się dzieckiem lub osobie, która zaadoptowała dziecko lub jest jego opiekunem, a także jednemu z rodziców zastępczych w celu sprawowania opieki nad dzieckiem w wieku do 14 lat przez okres kwarantanny wprowadzonej na odpowiednim terytorium.

Niepełny wymiar czasu pracy

Za porozumieniem pracownika i pracodawcy na okres kwarantanny może zostać wprowadzona praca w niepełnym wymiarze dobowym lub tygodniowym. W tym przypadku wynagrodzenie wypłaca się proporcjonalnie za czas przepracowany lub w zależności od wielkości produkcji. Jednocześnie praca w niepełnym wymiarze czasu nie powoduje żadnych ograniczeń zakresu praw pracowniczych.

Artykuł 56 Kodeksu pracy Ukrainy określa przypadki, w których pracodawca jest zobowiązany do wprowadzenia niepełnego wymiaru dobowego lub tygodniowego. Dotyczy to przypadków, kiedy odpowiedni wniosek składa kobieta w ciąży, kobieta mająca dziecko w wieku do czternastu lat lub dziecko niepełnosprawne, w tym opiekująca się takim dzieckiem, lub sprawująca opiekę nad chorym członkiem rodziny na podstawie opinii lekarskiej.

Przestój produkcyjny

Jeśli wprowadzona kwarantanna powoduje brak organizacyjnych lub technicznych warunków niezbędnych dla wykonywania pracy i wymusza wstrzymanie pracy, ta sytuacja może zostać uznana za przestój produkcyjny.

Zgodnie z ustępem drugim artykułu 34 kodeksu pracy Ukrainy w przypadku przestoju za zgodą i z uwzględnieniem specjalizacji i kwalifikacji pracowników mogą oni zostać przeniesieni na inne stanowiska w tym samym przedsiębiorstwie, urzędzie czy organizacji na cały czas przestoju lub w innym przedsiębiorstwie, urzędzie czy organizacji, lecz w tej samej miejscowości na okres nieprzekraczający jednego miesiąca.

Sugerujemy, żeby w tym przypadku pracownik wyraził swoją zgodę na piśmie.

Należy podkreślić, że ustęp trzeci artykułu 113 kodeksu pracy Ukrainy przewiduje, że za okres przestoju, spowodowany przez sytuację produkcyjną, która jest niebezpieczna dla życia lub zdrowia pracownika lub osób trzecich oraz środowiska naturalnego, nie z winy pracownika – pracownikowi wypłaca się średnie wynagrodzenie.

Czy fakt wprowadzenia kwarantanny jest przypadkiem działania siły wyższej i czy stanowi podstawę do niewykonania zobowiązań?

Za siłę wyższą (vis maior, zdarzenia o charakterze siły wyższej) uznaje się nadzwyczajne i nieodwracalne okoliczności, które w obiektywny sposób uniemożliwiają wykonanie zobowiązań. Wykaz zdarzeń o charakterze siły wyższej jest zawarty w Ustawie Ukrainy o izbach przemysłowo-handlowych na Ukrainie oraz w Regulaminie potwierdzenia zaistnienia siły wyższej przez Izbę Przemysłowo-Handlową Ukrainy oraz regionalne izby przemysłowo-handlowe. Wykaz ten nie jest wyczerpujący. Zgodnie z postanowieniami kodeksu cywilnego i gospodarczego strona dotknięta siłą wyższą zostaje zwolniona z odpowiedzialności za niewykonanie i/lub nienależyte wykonanie swoich zobowiązań.

Przed 17.03.2020 r. Izba Przemysłowo-Handlowa Ukrainy nie uznawała wprowadzenie kwarantanny za zdarzenie o charakterze siły wyższej, jednak jej skutki mogły zostać uznane za siłę wyższą.

Od 17.03.2020 r. Ustawa nr3219 o wprowadzeniu zmian do niektórych aktów ustawodawczych w celu zapobiegania wystąpieniu i rozprzestrzenieniu się choroby koronawirusowej (Covid-19) przewiduje zmianę ust. 2 art. 14-1 Ustawy Ukrainy o izbach handlowo-przemysłowych na Ukrainie (Dziennik Rady Najwyższej Ukrainy (WWR), 1998, nr13, art. 52) – mianowicie dodanie po słowach „wprowadzenie godziny policyjnej” słów „kwarantanny zgodnie z uchwałą Gabinetu Ministrów Ukrainy”. Oznacza to, że na poziomie ustawodawczym kwarantannę dodano do wykazu zdarzeń o charakterze siły wyższej.

Izba Przemysłowo-Handlowa Ukrainy oświadczyła, że przedstawiona zmiana prawa nie uprawnia ją do powszechnego uznawania kwarantanny za zdarzenie o charakterze siły wyższej i automatycznego zwolnienia stron z odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań z tytułu umowy na terenie Ukrainy.  Mimo to dodanie kwarantanny do wykazu zdarzeń o charakterze siły wyższej jest ważnym krokiem ze strony władz państwowych, ułatwiającym powołanie się na siłę wyższą podmiotom gospodarczym, które w związku z ograniczeniami wprowadzonymi z powodu powstania niebezpieczeństwa rozwoju epidemii choroby koronawirusowej na Ukrainie i uniknięcia rozpowszechniania się COVID-19, nie mogą wykonać swoich zobowiązań wobec kontrahentów. Osoba zainteresowana powinna złożyć do Izby Przemysłowo-Handlowej Ukrainy wniosek o potwierdzenie zaistnienia siły wyższej w przypadku każdej poszczególnej umowy na zasadach ogólnych.

Jakie działania można zasugerować podmiotom w związku z niemożliwością wykonania zobowiązań z tytułu umowy wskutek wprowadzenia kwarantanny?

  • Polubowne załatwienie sprawy niewykonania zobowiązań w sposób wprowadzenia zmian i uzupełnień do umowy. Izba Przemysłowo-Handlowa Ukrainy zaleca stosować procedurę uregulowania stosunków stron z tytułu umowy przewidującą zawarcie odpowiednich porozumień dodatkowych do umowy dotyczących odroczenia terminów zobowiązań lub zwolnienia z zobowiązań, rozwiązania umowy, uregulowania płatności itd.;
  • Uzyskanie świadectwa, którym Izba Przemysłowo-Handlowa potwierdza zaistnienie siły wyższej (wystąpienie zdarzeń o charakterze siły wyższej). Jeśli podmiot gospodarczy zgłasza konieczność uzyskania świadectwa, IPH Ukrainy oraz regionalne IPH rozpatrują odpowiednie wnioski zgodnie ze standardową procedurą potwierdzenia zaistnienia siły wyższej (wystąpienia zdarzeń o charakterze siły wyższej);
  • Złożenie do sądu wniosku o rozwiązanie umowy lub odwrotnie – wyegzekwowanie należności i szkód oraz zobowiązanie do wykonania umowy, jeśli druga strona nie była dotknięta siłą wyższą.

Na co warto zwrócić uwagę:

  • Potwierdzone zaistnienie siły wyższej zwalnia strony umowy z odpowiedzialności za naruszenie zobowiązania. Jednak nie oznacza to zwolnienia z wykonania zobowiązań podstawowych;
  • Zalecamy szczegółowe i precyzyjne określenie w umowie wszystkich kwestii związanych z siłą wyższą, ponieważ ułatwi to uzyskanie świadectwa Izby Przemysłowo-Handlowej oraz uchroni strony przed ewentualnymi sporami. Niemniej jednak nawet w przypadku braku w zawartej umowie postanowień dotyczących siły wyższej, obowiązujące prawo zawiera odpowiednie postanowienia i strony mogą je zastosować;
  • Jeśli umowa nie zawiera postanowień dotyczących siły wyższej lub są one sformułowane bardzo ogólnie, sugerujemy zrewidować zapisy obowiązujących umów, natomiast zawierając nowe umowy bardzo precyzyjnie określać kwestie związane z siłą wyższą.

Ze względu na powyższe zalecamy pracownikom działać ściśle zgodnie z przepisami prawa i wybierać najbardziej optymalny sposób organizacji pracy.