SAWARYN I PARTNERZY SPÓŁKA KOMANDYTOWA
Warecka 4/6 лок
00-040 Варшава
тел. +48 537 191 841
kontakt@sawaryn.com
автор дослідження
НАВІГАЦІЯ
вхід
Впровадження процедур протидії відмиванню грошей (AML) у компанії – це процес, який вимагає добре продуманої стратегії, відповідних ресурсів і регулярного оновлення. Кожна організація повинна адаптувати свої процедури боротьби з відмиванням коштів відповідно до особливостей свого бізнесу та рівня ризику, пов’язаного з її клієнтами та транзакціями. Правильне впровадження процедур боротьби з відмиванням коштів не тільки захищає компанію від юридичних санкцій, але й захищає її від фінансових і репутаційних ризиків.
Нижче ми представляємо ключові кроки, необхідні для ефективного впровадження процедур ПВК на підприємстві.
Підготовка поліса ПВК
Політика ПВК – це документ, який детально описує принципи та процедури, які застосовує організація для протидії відмиванню коштів та фінансуванню тероризму. Цей документ повинен бути адаптований до характеру діяльності компанії та вимог законодавства.
Елементи політики ПВК:
- Сфера застосування – визначення того, які відділи та посади в компанії підлягають обов’язку застосовувати процедури ПВК.
- Правила ідентифікації клієнтів – детальний опис процедур ідентифікації та верифікації клієнта з урахуванням таких критеріїв, як необхідні документи та метод оцінки бенефіціарного власника.
- Процедура оцінки ризиків – опис методів оцінки ризику клієнтів і операцій, розподілених за категоріями ризику та правил віднесення клієнтів до відповідних категорій.
- Моніторинг транзакцій – детальний план моніторингу операцій, включаючи ідентифікацію та аналіз підозрілих операцій і нестандартних дій.
- Повідомлення про підозрілу діяльність – порядок повідомлення Генеральному інспектору фінансової інформації (GIFI) про підозрілі операції.
- Документування та зберігання даних – правила ведення та архівування документації з ПВК.
- Оновлення процедур і перегляд політики – частота та спосіб перегляду та оновлення політики протидії відмиванню коштів, адаптовані до мінливого законодавства та ситуації на ринку.
Впровадження AML крок за кроком
При впровадженні процедур ПВК варто дотримуватися певних етапів, які допоможуть організації організувати свою діяльність і забезпечити повну відповідність нормам.
- Аналіз бізнес ризиків – Першим кроком є проведення комплексного аналізу ризиків діяльності компанії з урахуванням її специфіки, типів пропонованих продуктів або послуг і профілю клієнта. Мета аналізу – визначити, які сфери діяльності піддаються ризику відмивання грошей та які запобіжні заходи необхідно вжити.
- Розробка детальних процедур ПВК – На основі аналізу ризиків компанія повинна розробити детальні процедури боротьби з відмиванням коштів, які включають ідентифікацію та перевірку клієнтів (KYC), оцінку ризиків клієнта та процедури моніторингу транзакцій. Кожна процедура має бути точною та адаптованою до конкретної структури організації.
- Впровадження ІТ систем – Компанії часто впроваджують спеціальні ІТ-системи, які автоматизують процеси боротьби з відмиванням коштів, такі як ідентифікація клієнтів, моніторинг транзакцій і виявлення підозрілих шаблонів. Ці системи можуть автоматично класифікувати клієнтів, аналізувати транзакції на предмет ризику та генерувати сповіщення при виявленні підозрілих дій. Ці системи підтримують персонал, відповідальний за ПВК, забезпечуючи швидкий доступ до аналізів і звітів.
- Впровадження процедур в організації – Процедури протидії відмиванню коштів мають бути запроваджені на операційному рівні. З цією метою співробітники повинні отримати детальні вказівки щодо процедур ідентифікації клієнтів, моніторингу транзакцій та повідомлення про підозрілу діяльність. Співробітники повинні усвідомлювати свою відповідальність і знати, як діяти в підозрілих ситуаціях.
- Навчання співробітників – Запровадження процедур протидії відмиванню коштів вимагає навчання всіх працівників, які мають контакти з клієнтами або відповідають за фінансові операції. Навчання повинно включати правила ідентифікації клієнтів, оцінки ризиків і звітування про підозрілу діяльність. Регулярне навчання є необхідним для того, щоб персонал був в курсі останніх нормативних актів і міг розпізнавати ситуації високого ризику.
- Внутрішня комунікація та контроль процедур – Важливо, щоб процедури ПВК були частиною щоденної діяльності компанії, а не просто формальністю. Тому ефективна внутрішня комунікація та співпраця між відділами є важливими. Крім того, слід проводити регулярні перевірки, щоб переконатися, що процедури боротьби з відмиванням коштів реалізуються відповідно до політики компанії.
Моніторинг транзакцій та аналіз підозрілих дій
Одним із найважливіших елементів AML є моніторинг транзакцій клієнтів для виявлення потенційно підозрілої діяльності. Моніторинг дозволяє швидко виявляти незвичні моделі транзакцій і ефективно реагувати на загрози.
Етапи моніторингу транзакцій:
- Встановлення порогів моніторингу – Компанія повинна встановити порогові значення, за якими транзакції будуть аналізуватися більш ретельно. Приклади включають транзакції, що перевищують певну суму, або кількість транзакцій, здійснених за короткий проміжок часу.
- Розбір незвичайних візерунків – Співробітники, відповідальні за боротьбу з відмиванням коштів, повинні аналізувати транзакції на наявність незвичайних моделей, таких як часті та великі готівкові депозити, перекази на іноземні рахунки або транзакції в незвичний час. Якщо буде виявлено підозрілий шаблон, про транзакцію слід повідомити наглядача з питань боротьби з відмиванням коштів.
- Генерація сповіщень – Якщо виявлено підозрілу транзакцію, система AML генерує сповіщення. Сповіщення надсилається групі, відповідальній за протидію відмиванню коштів, яка проводить ретельний аналіз і вирішує, чи потребує трансакція звітність до GIFI.
- Документування та звітування про підозрілу діяльність – Усі дії, пов’язані з моніторингом транзакцій та аналізом підозрілих дій, мають бути ретельно задокументовані. Якщо про підозрілу операцію повідомляється в GIFI, компанія повинна підготувати повну документацію та повідомити відповідно до процедур.
Повідомлення про підозрілу діяльність
Усі зобов’язані установи зобов’язані повідомляти про підозрілу діяльність Генеральному інспектору фінансової інформації (GIFI). Повідомлення про підозрілу діяльність є юридичним обов’язком, і його метою є інформування відповідних органів про будь-яку діяльність, яка може бути пов’язана з відмиванням грошей.
Процедура звітності:
- Виявлення підозрілої операції – Коли виявляється підозріла транзакція, команда AML проводить детальний аналіз, щоб переконатися, що транзакція справді є підозрілою.
- Повідомлення в GIFI – Якщо аналіз підтверджує підозрілий характер транзакції, команда AML зобов’язана повідомити про це GIFI. Звіт має містити всю відповідну інформацію про транзакцію та обґрунтування підозр.
- Облік – Компанія зобов’язана зберігати повну документацію щодо всіх повідомлених операцій та рішень, пов’язаних з їх моніторингом, протягом не менше 5 років.
Документування та зберігання даних
Ведення та зберігання записів є ключовим елементом процесу боротьби з відмиванням коштів, оскільки воно надає компанії можливість документувати свою діяльність і відповідати вимогам аудиту. Кожна відповідальна установа повинна вести повний облік транзакцій, ідентифікаційні документи клієнтів і звіти про підозрілу діяльність. Документація повинна надійно зберігатися протягом принаймні 5 років після завершення відносин із клієнтом або операції.
Оновлення процедур ПВК та перегляд політики ПВК
Процедури боротьби з відмиванням коштів слід регулярно переглядати та оновлювати у відповідь на зміну законодавства та ринкових умов. Політика протидії відмиванню коштів має бути гнучкою та адаптуватися до нових загроз і нових правових вимог. Рекомендується переглядати політику протидії відмиванню коштів принаймні раз на рік і після кожної значної зміни в нормативних актах.
Огляд елементів:
- Аналіз ефективності процедур – Оцінка того, чи є наявні процедури достатньо ефективними для запобігання відмиванню грошей.
- Реалізація рекомендацій – Внесення змін в результаті перевірки, включаючи вдосконалення слабких місць процедур та адаптацію до нових загроз.
- Адаптація до нових норм – Внесення змін, які забезпечуватимуть дотримання нових правил або вимог наглядових установ.
Практична реалізація процедур боротьби з відмиванням коштів вимагає залучення всієї організації та регулярного перегляду та адаптації політики відповідно до правових та ринкових змін.
